Trasparenza – Whistleblowing
PREMESSA
InFusione Impresa Sociale – Associazione consapevole dell’importanza dell’attivazione di adeguati canali di segnalazione al fine di tutelare l’integrità dell’Associazione e garantire il rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza, anche nei confronti dei terzi, nell’esercizio delle attività aziendali, ha provveduto ad attivare appositi canali di segnalazione aziendali in conformità al D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937.
Con la presente Procedura InFusione Impresa Sociale intende promuovere la più ampia diffusione presso tutti i Destinatari di ogni informazione utile sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sia interne che esterne.
CHI PUÒ FARE LA SEGNALAZIONE
Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo in qualità di:
– lavoratori subordinati;
– lavoratori autonomi e collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Associazione;
– liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Associazione;
– volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Associazione;
– persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso l’Associazione.
I soggetti sopra elencati possono effettuare segnalazioni anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fase precontrattuali ovvero durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
QUALI COMPORTAMENTI POSSONO ESSERE SEGNALATI
Costituiscono Segnalazioni Rilevanti le segnalazioni aventi ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Associazione di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:
– condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e violazioni del Modello 231, quali, a titolo esemplificativo, comportamenti corruttivi verso la Pubblica Amministrazione, violazioni in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro, violazioni della normativa in materia Ambientale. Si evidenzia che tali segnalazioni potranno essere effettuate esclusivamente per il tramite dei canali di segnalazione interni;
– illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
– atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
– atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato nonché in materia di imposte sulle società;
– atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea sopra indicati.
Sono escluse dall’ambito delle Segnalazioni Rilevanti le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.
CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE
Per garantire un adeguato trattamento, la segnalazione deve essere il più possibile circostanziata, al fine di consentire la verifica dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, è opportuno che nella segnalazione siano indicati:
– le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
– la descrizione del fatto;
– le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;
– eventuali documenti allegati;
– eventuali soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
Si ricorda che, al fine di mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste in caso di eventuali ritorsioni, è necessario che il Segnalante specifichi che si tratta si segnalazione ai sensi della presente normativa (Legge Whistleblowing).
La Segnalazione rilevante anonima viene ugualmente processata, per quanto applicabile, dal Gestore del Canale. Qualora il soggetto segnalante, in forma anonima, sia successivamente individuato, si applicano le medesime misure di protezione in caso di ritorsioni.
CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
Per consentire la trasmissione di Segnalazioni Rilevanti, InFusione Impresa Sociale, ha attivato e mantiene aperti i seguenti canali di segnalazione:
– una casella di posta ordinaria da inviare in busta chiusa a InFusione Impresa Sociale – Associazione via Saluga 3B – 38121 – Trento
– una casella di posta elettronica su dominio aziendale titolata trasparenza@infusione.it
– una linea telefonica dedicata 04611830287 a cui far pervenire anche messaggi vocali tramite il sistema VoIP
– incontro diretto, su richiesta della persona segnalante, da fissare entro un termine ragionevole anche mediante linea telefonica dedicata, utilizzando lo stesso numero di telefono 04611830287
La gestione del canale di segnalazione è affidata su incarico dell’Organo di Vigilanza e della Presidente alla Responsabile Educativa come “Gestore del Canale di Segnalazione”.
PROCEDURE DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
Il Gestore del Canale di Segnalazione svolge le seguenti attività:
– rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
– mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante, richiedendo a quest’ultima, se necessario, eventuali integrazioni;
– da diligente seguito alle segnalazioni ricevute attivando i soggetti incaricati per la gestione della segnalazione, ad esempio l’ODV per le segnalazioni in materia segnalazioni ed D.LGS. 231/2001;
– fornisce un riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
IL CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO (ANAC)
Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna utilizzando i canali appositamente predisposti dall’ANAC se, al momento della segnalazione, ricorre una delle seguenti condizioni: il canale aziendale di segnalazione interna non è attivo o, anche se attivato, non è conforme ai sensi del D.lgs. n. 24/2023; la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Vedasi https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing
TUTELA DELLA RISERVATEZZA E TRATTAMENTO DATI
È compito del Gestore del Canale di Segnalazione garantire la riservatezza del Segnalante sin dal momento della presa in carico della Segnalazione, anche nelle ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi successivamente errata o infondata.
L’obbligo di riservatezza è esteso non solo all’identità del Segnalante e dei soggetti segnalati, ma anche a qualsiasi altra informazione o elemento, ivi inclusa la documentazione allegata, da cui si possa dedurre direttamente o indirettamente tali identità.
La tutela della riservatezza va assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare. In particolare, nell’ambito del procedimento disciplinare eventualmente attivato contro il pre-sunto autore della violazione, l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Nel caso in cui, l’identità del Segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, questa può essere rivelata solo dietro consenso espresso del Segnalante.
La riservatezza del Segnalante può non essere rispettata invece quando:
– vi è il consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della sua identità;
– è stata accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale del Segnalante per reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la Segnalazione, ovvero la sua responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave;
– l’anonimato non è opponibile per legge e l’identità del Segnalante è richiesta dall’Autorità Giudiziaria in relazione alle indagini (indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).
I dati personali dei Segnalanti, dei Segnalati e di tutti soggetti coinvolti nella Segnalazione sono trattati al fine esclusivo di adempiere alle obbligazioni legali previste dalla presente Procedura e in ogni caso rispettando quanto previsto dal Regolamento (UE 2016/679) e dal D. Lgs. 196/2002 e s.m.i.
DIVIETO DI RITORSIONE O DISCRIMINAZIONE
Nei confronti del Segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria collegata, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.
Per misure discriminatorie si intendono, ad esempio, le azioni disciplinari ingiustificate ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili.
Qualora un Segnalante ritenga di essere stato vittima di comportamenti/azioni ritorsive o discriminatorie, potrà informare il Gestore del Canale di Segnalazione.
Nel caso in cui venga accertato che un Segnalante sia stato vittima di una condotta vietata, verranno adottate le opportune misure sia per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione o ritorsione, nonché per avviare il procedimento disciplinare nei confronti dell’autore della discriminazione o ritorsione.
Responsabilità del segnalante
La Procedura lascia impregiudicata la responsabilità, anche disciplinare, del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria nonché di segnalazione, effettuata con dolo o colpa grave, di fatti non rispondenti al vero.
L’ANAC, a termini di legge, può irrogare una sanzione pecuniaria nei confronti del Segnalante, ove sia accertata la sua responsabilità civile, a titolo di dolo o colpa grave, per gli illeciti di calunnia e diffamazione.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare, eventuali forme di abuso della presente Procedura, quali le Segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato e/o altri soggetti, nonché ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione delle segnalazioni.
TRACCIABILITÀ E ARCHIVIAZIONE
InFusione Impresa Sociale – Associazione adotta particolari cautele per la conservazione delle informazioni e della documentazione relative all’identità del segnalante e ai contenuti della segnalazione ai sensi della normativa applicabile.
Le Segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della fase istruttoria.
Nel caso di Segnalazione in forma orale, viene garantita la conservazione quando, su richiesta del Segnalante, la Segnalazione è effettuata nel corso di un incontro ed essa, previo consenso del Segnalante, è stata documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. Il Segnalante dovrà verificare e confermare il verbale mediante la propria sottoscrizione.
INFORMAZIONE E FORMAZIONE
La presente Procedura viene resa accessibile e disponibile a tutti attraverso pubblicazione in una sezione dedicata del sito internet https://www.infusione.it/.
Le informazioni sulla Procedura sono rese disponibili anche in fase di assunzione e in fase di uscita di un dipendente.
La formazione in materia di whistleblowing e, in generale, in merito alle disposizioni della presente Procedura, è, inoltre, inserita nei piani di formazione del personale previsti dall’Associazione in materia di compliance.